Acum cateva saptamani, o studenta m-a rugat sa-i raspund la cateva intrebari legate de un subiect pe care urma sa-l trateze in lucrarea sa de diploma.
Desi am obiceiul sa ajut pe oricine in astfel de situatii, de data aceasta nu am facut-o. Mai mult, nici macar nu i-am trimis un raspuns persoanei respective.
Cum a reusit sa ma convinga sa nu o ajut? Simplu. In loc sa-mi trimita un mail direct, a preferat sa dea forward la un mesaj trimis anterior altor ziaristi. Fara sa mai adauge nimic, pur si simplu un forward chel.
Astazi, am avut ocazia sa vad un nou exemplu uimitor de intelegere a comunicarii prin intermediul email-ului.
Concret, in corpul semnaturii unui mail cineva a reusit performanta de-a introduce nu mai putin de 14 randuri cu informatii.
Aici au intrat inclusiv un jpeg al diplomei care-i certifica specializarea academica, denumirea unui club la care este afiliata compania pentru care lucreaza, numele oraselor in care compania sa are activitate, precizarea ca aceste orase sunt din Romania, 4 adrese web etc.
Ca sa nu mai spun despre multitudinea de fonturi si culori folosite. Ceva infiorator… Plus, la finalul semnaturii, precizarea ca respectivul e-mail nu este un spam
Aceste experiente, dar si altele trecute, ma fac sa postez aici 5 reguli pe care eu le consider esentiale cand vine vorba de trimiterea unui e-mail cu scop profesional:
1. Scrie corect romaneste
Daca vezi in jurul tau o gramada de oameni care isi bat joc de limba romana, n-are rost sa o faci si tu.
Chiar si atunci cand cel care ti-a trimis mail-ul face diverse erori de scriere, raspunde-i intr-o limba romana curata.
De asemenea, daca ti se pare cool sa folosesti prescurtari sau englezisme, afla ca doar ti se pare. Nu sunt cool deloc. Cel mult te plaseaza undeva intr-o adolescenta tarzie sau intr-o zona a penibilului corporatist.
2. Daca nu ai timp sa scrii respectivul mail, nu-l scrie
Spun asta atat pentru ca risti sa incalci sfatul de mai sus, cat si pentru ca un mail scris in graba poate insemna un mesaj confuz la nivel de idee.
E important ca omul caruia ii scrii sa inteleaga limpede ceea ce vrei de la el. Daca nu intelege, cel care pierde de cele mai multe ori esti chiar tu, cel care ai adresat rugamintea.
3. Semnatura mail-ului trebuie sa fie simpla
Incearca sa treci in semnatura doar acele informatii absolut relevante.
De exemplu, eu ma rezum la nume, numar de telefon si doua adrese web. Una este cea a blogului personal, cealalta a serviciului in numele caruia trimit mail-ul – Dr. Blogus, Abcdaria, Fii barbat! etc.
Daca nu exista norme care sa te oblige sa introduci cod HTML in semnatura, nu o face de dragul briz-briz-urilor.
De asemenea, daca nu sunt norme interne care sa-ti ceara sa introduci un jpeg cu logo-ul companiei, nu-l introduce.
In fine, este inutil sa adaugi adresa de e-mail si in corpul semnaturii de vreme ce devine cunoscuta in momentul primirii mesajului.
4. Citeste inca o data ceea ce ai scris inainte sa dai „send”
Uneori, esti tentat sa trimiti un mail cu viteza celui care vrea sa puna rapid lucrurile la punct. Nu te grabi, s-ar putea sa regreti.
Cand discuti fata in fata cu cineva, iti mai scapa si vorbe care nu ar fi trebuit scapate. Cand comunici in scris, ai toate conditiile sa-ti gandesti mesajele in profunzime.
Prin urmare, gandeste, scrie, citeste ce-ai scris, gandeste si apoi trimite mesajul.
5. Trimite mail-ul cui trebuie
Acum cativa ani, un coleg de breasla care a mers la o mare competitie fotbalistica i-a scris sotiei sale un mail in care-i spunea ceva de genul:
„Cel mai mult ma bucur ca stau pe banii astora de la ziar, ma plimb pe unde vreau, scriu cand vreau, diurna e suficient de mare ca am de pus bani deoparte. Ieri n-am avut chef sa trimit nici un material si le-am spus ca au fost probleme cu accesul…”
Din pacate pentru el, omul respectiv a trimis mail-ul pe adresa generala a redactiei in loc sa-l trimita sotiei
Prin urmare, arunca un ochi in campul destinatarului, s-ar putea sa fie secunda cel mai destept cheltuita in ziua respectiva.
Comments
Vladi Martinus says„Cel mult te plaseaza undeva intr-o adolescenta tarzie sau intr-o zona a penibilului corporatist.” Bravo! foarte bine punctat
„In fine, este inutil sa adaugi adresa de e-mail si in corpul semnaturii de vreme ce devine cunoscuta in momentul primirii mesajului.” De fiecare data ma intreb ce-o fi in capul oamenilor cand fac asta…
Cred ca punctele 4 si 5 ar sta mai bine intr-un singur „capitol”. Mie mi s-a intamplat de cateva ori sa trimit altor persoane, din simplul fapt ca aveau acelasi prenume. Din fericire, nu a fost atat de grav, dar cred ca cel mai important este sa fii foarte atent CUI trimiti mail-ul.
Felicitari pentru articol, un adevarat exemplu pentru cei tineri.
serafim saysTare faza de la 5…:D
predictions 2012 says
Regulile sunt bune, dar sincer cred ca ar trebui sa invatam sa aplicam astfel de lucruri si in viata de zi cu zi nu numai in lumea virtuala …
Diana says
Bine punctat.Parca imi vine sa dau print postarii si sa o imprastii multor cunostinte neatente la detalii..
Agentie imobiliara says
Si nesimtirea are limitele ei. Bunul simt nu se dobandeste, se invata! Bine i-ai facut!
Elena saysImi place foarte mult articolul.
Sursa: https://www.beldie.ro/5-reguli-de-bun-simt-in-comunicarea-pe-mail/
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu